Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 1 października 2026 r.

Polityki prywatności bywają listą kategorii, z której trudno wyczytać, co właściwie dzieje się z Twoimi danymi.

Ta prowadzi jedno zamówienie od początku do końca. Zamówienie nr 12345 — co powstaje w chwili jego złożenia, kto co z niego dostaje, co zostaje po dostawie, i co jest z tego po roku i po pięciu latach. Wszystko, co dotyczy Twoich danych, mieści się gdzieś na tej drodze.

Administratorem danych jest Ciepłowo Sp. z o.o. Przetwarzamy dane zgodnie z RODO i ustawą o ochronie danych osobowych.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy naszej bazy klientów nikomu do jego własnego marketingu.
Administrator Ciepłowo Sp. z o.o.
Adres ul. Świętokrzyska 20, 25-406 Kielce, Polska
E-mail pomoc@cieplowo.com
Telefon +48 800 115 055
Obsługa klienta pon.–pt. 09:00–17:00. Sob. i niedz. nieczynne.
Sprawy dotyczące danych pomoc@cieplowo.com, temat „Dane osobowe"

Sklep działa na zewnętrznej platformie e-commerce, która przetwarza część danych na nasze zlecenie. Odpowiedzialność wobec Ciebie spoczywa na nas.

Zanim zamówienie w ogóle powstanie

Wchodzisz na stronę. Jeszcze niczego nie kupiłeś, a coś już się dzieje.

Co zbieramy: adres IP, typ i wersję przeglądarki, system operacyjny, rodzaj urządzenia, ustawienia językowe, stronę, z której przyszedłeś, oraz to, które podstrony oglądasz i jak długo.

Po co: żeby sklep działał i żeby nie padł ofiarą nadużyć. To wszystko.

Na jakiej podstawie: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w zakresie bezpieczeństwa i podstawowego działania serwisu. Na statystykę i reklamę — Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a), wyrażona w banerze.

Jak długo: logi bezpieczeństwa 90 dni. Dane analityczne 26 miesięcy. Zapis Twojego wyboru w banerze 12 miesięcy, potem pytamy ponownie.

Kto to widzi: platforma e-commerce, a dostawcy analityki i reklamy tylko wtedy, gdy zaakceptowałeś odpowiednie pliki cookie.

Zamówienie nr 12345 powstaje

Klikasz „Kupuję i płacę". W tym momencie tworzy się rekord, który będzie żył dłużej niż samo zamówienie.

Co powstaje Po co to jest Podstawa prawna
Imię i nazwisko, adres dostawy, adres do faktury, e-mail, telefon Bez tego nie ma czego i gdzie dostarczyć Wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b
Lista pozycji, numer zamówienia, kwota, status płatności Realizacja zamówienia i rozliczenie Wykonanie umowy oraz obowiązek prawny, lit. b i c
Potwierdzenie płatności, typ karty, cztery ostatnie cyfry Potwierdzenie zapłaty i ewentualne wyjaśnianie sporu Wykonanie umowy; kontrola nadużyć — lit. f
Historia dostawy, zwrotu i reklamacji Obsługa tego, co dzieje się po zakupie Wykonanie umowy i uzasadniony interes

Numeru Twojej karty tu nie ma. Wpisujesz go bezpośrednio w formularzu operatora płatności i nigdy nie trafia do naszych systemów. Nasza obsługa klienta nie może go zobaczyć, odtworzyć ani powtórzyć — także wtedy, gdybyś o to poprosił.

Nie pytamy o datę urodzenia. Sklep internetowy nie ma powodu jej znać.

Kto co dostaje, żeby paczka dotarła

Zamówienie 12345 rozchodzi się na kilka stron. Każda dostaje tylko tę część, której potrzebuje.

Platforma e-commerce — w praktyce całość rekordu, bo to na niej stoi sklep. Przetwarza na nasze polecenie, jako podmiot przetwarzający.

Operator płatności — dane karty wpisane u niego, kwota i numer zamówienia. Jest odrębnym administratorem w zakresie własnych obowiązków jako instytucja płatnicza.

Kto pakuje i nadaje — imię i nazwisko odbiorcy, adres, telefon, jeśli wymaga go przewoźnik, oraz lista pozycji.

Przewoźnik — imię i nazwisko, adres dostawy oraz e-mail lub numer telefonu, jeżeli chcesz dostawać powiadomienia. Przewoźnik jest odrębnym administratorem dla własnego systemu śledzenia i powiadomień.

Dostawca poczty e-mail — Twój adres i treść korespondencji.

Biuro rachunkowe — dane z faktury, pod rygorem tajemnicy zawodowej.

Organy publiczne — wyłącznie to, do czego jesteśmy prawnie zobowiązani. Sprawdzamy, czy żądanie ma podstawę prawną, zanim cokolwiek wydamy.

Nabywca przedsiębiorstwa, gdyby firma została sprzedana lub połączona. Zobowiązania wobec Ciebie przechodzą razem z danymi, a my poinformujemy Cię, zanim Twoje dane będą miały nowego administratora.

Paczka dotarła. Co zostaje

Zamówienie 12345 jest zrealizowane. Nie znika jednak z naszych systemów, i są ku temu powody — jedne Twoje, inne ustawowe.

Zostaje, bo tak nakazuje prawo. Dokumentacja księgowa i podatkowa: 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Wynika to z ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej, i żaden wniosek o usunięcie danych tego terminu nie skróci.

Zostaje, bo możesz jeszcze z tego skorzystać. Historia reklamacji przez 2 lata — dokładnie tyle, ile trwa nasza odpowiedzialność za niezgodność towaru z umową.

Zostaje krócej. Zwykła korespondencja z obsługą klienta: 2 lata od zamknięcia sprawy.

Znika wcześniej, jeśli poprosisz. Konto, jeśli je założyłeś — usuwamy je na Twoje żądanie wraz ze wszystkim, czego nie musimy zachować. Zostaje wyłącznie dokumentacja księgowa.

Rok później. Pięć lat później

Po Co jeszcze mamy
90 dniach znikają logi bezpieczeństwa z Twojej wizyty
12 miesiącach wygasa zapis Twojej zgody na cookies — baner pyta ponownie
2 latach znika korespondencja z obsługą klienta i dokumentacja reklamacyjna
26 miesiącach znikają dane analityczne
5 latach wygasa obowiązek księgowy — usuwamy dokumentację zamówienia

Newsletter rządzi się własnym rytmem. Jeśli się zapisałeś, trzymamy Twój adres do chwili wypisania się. Po wypisaniu zachowujemy zapis na liście wykluczeń — nie po to, żeby Cię niepokoić, ale dlatego, że to jedyny pewny sposób, by nie trafić na listę ponownie przez pomyłkę.

Opinia, którą opublikowałeś, wisi na stronie produktu do czasu, aż poprosisz o jej usunięcie.

Czego nigdy nie mamy

Numeru Twojej karty. Opisane wyżej — trafia wyłącznie do operatora płatności.

Danych szczególnych kategorii. Nie zbieramy informacji o zdrowiu, wyznaniu, poglądach politycznych, przynależności związkowej, pochodzeniu etnicznym, orientacji seksualnej, danych biometrycznych ani genetycznych, i prosimy, żebyś nam takich nie przesyłał. Jeżeli wspomnisz o czymś takim, bo ma to znaczenie dla Twojego pytania, odpowiadamy na pytanie i nie wpisujemy tego do Twojej kartoteki.

Marketing e-mailowy

W Polsce zasada jest jedna i prosta: wiadomości handlowe wysyłamy wyłącznie do osób, które wcześniej wyraziły na to zgodę.

Nie ma tu wyjątku dla „dotychczasowych klientów" — samo złożenie zamówienia nie zapisuje Cię na newsletter i nie uprawnia nas do wysyłania Ci ofert.

  • Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, jednym kliknięciem w każdej wiadomości. Działa od razu, bez logowania i bez tłumaczenia się.
  • Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest bezwzględny. Nie ma tu nic do wyważania — po prostu przestajemy.
  • Potwierdzenie zamówienia, informacja o wysyłce i wiadomości o Twojej paczce nie są marketingiem. Stanowią część umowy i wysyłamy je niezależnie od Twoich zgód. Z informacji, że paczka jedzie, nie da się wypisać.

Podstawa: ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisy o komunikacji elektronicznej.

Pliki cookie

Rodzaj Do czego służą Zapisywane przed Twoim wyborem?
Niezbędne koszyk, płatność, logowanie, bezpieczeństwo Tak — bez nich sklep nie działa, a przepisy przewidują dla nich wyjątek
Preferencyjne zapamiętują Twoje ustawienia Nie
Statystyczne mierzą ruch i wydajność Nie
Marketingowe pomiar reklam i remarketing Nie

Nic z trzech dolnych wierszy nie zapisuje się, zanim nie zaakceptujesz tego w banerze. Przeglądarka domyślnie przyjmująca cookies nie jest zgodą, zaznaczone z góry pole nie jest zgodą, a dalsze przeglądanie strony nie jest zgodą.

Wybór zmienisz, otwierając baner ponownie z linku w stopce. Wycofanie zgody zatrzymuje zapisywanie nowych plików — nie usuwa tych już zapisanych na Twoim urządzeniu; te kasujesz w ustawieniach przeglądarki.

Remarketing sprawia, że nasze reklamy mogą pojawiać się na innych stronach po wizycie u nas. Działa na plikach marketingowych i kończy się, gdy wycofasz zgodę.

W samym pliku cookie nie zapisujemy danych identyfikujących Cię bezpośrednio.

Przekazywanie danych poza EOG

Część wymienionych wyżej dostawców ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.

Gdy dane wychodzą poza EOG, opieramy się na jednym z mechanizmów:

  • decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, jeżeli obejmuje kraj odbiorcy
  • standardowych klauzulach umownych (SCC) wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, po ocenie warunków w kraju odbiorcy
  • Ram Ochrony Danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework) dla odbiorców, którzy się pod nimi certyfikowali

Napisz, który mechanizm dotyczy konkretnego dostawcy, a powiemy. To realna oferta, nie formułka — wystarczy e-mail z tematem „Dane osobowe".

Twoje prawa

  • dostęp do danych i otrzymanie ich kopii
  • sprostowanie danych nieprawidłowych lub niekompletnych
  • usunięcie, poza tym, co musimy zachować z mocy prawa
  • ograniczenie przetwarzania na czas rozpatrywania sprzeciwu lub sprostowania
  • sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, a wobec marketingu bezpośredniego — bezwzględny
  • przenoszenie danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego
  • wycofanie zgody w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem tego, co zrobiliśmy wcześniej
  • niepodleganie decyzji opartej wyłącznie na przetwarzaniu automatycznym, wywołującej skutki prawne lub podobnie istotne

Jak z nich skorzystać

Napisz na pomoc@cieplowo.com z tematem „Dane osobowe".

Ustalimy, kim jesteś — zwykle po adresie e-mail z wcześniejszego zamówienia. Nigdy nie poprosimy Cię o skan dowodu osobistego, żebyś mógł zobaczyć własną historię zakupów.

Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Przy sprawach złożonych lub przy wielu wnioskach możemy przedłużyć termin o kolejne dwa miesiące — uprzedzimy o tym w pierwszym miesiącu.

To nic nie kosztuje. Opłatę możemy pobrać albo odmówić wyłącznie przy wnioskach ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych, i wtedy wyjaśnimy dlaczego, na piśmie.

Decyzje automatyczne

Nie stosujemy profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotne.

Kontrola nadużyć przy płatności może oznaczyć zamówienie do ręcznej weryfikacji. Decyzję o anulowaniu zamówienia zawsze podejmuje człowiek, i możesz zapytać nas o jej powód.

Bezpieczeństwo

Cała strona działa po TLS. Dostęp do bazy zamówień ma wyłącznie ten, kto potrzebuje go do pracy. Płatności obsługuje certyfikowany operator — dlatego numery kart nigdy do nas nie docierają.

Żadne przesyłanie danych przez internet nie jest w pełni bezpieczne, a firma, która twierdzi inaczej, obiecuje za dużo. Jeżeli dojdzie do naruszenia mogącego powodować ryzyko naruszenia Twoich praw, zgłaszamy je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin i zawiadamiamy Ciebie, gdy ryzyko jest wysokie.

Dzieci

Sklep nie jest kierowany do dzieci i nie prowadzimy wobec nich marketingu.

Tam, gdzie opieramy się na zgodzie przy oferowaniu usługi społeczeństwa informacyjnego, nie przetwarzamy świadomie danych osoby poniżej 16 lat bez zgody osoby sprawującej władzę rodzicielską lub opiekę. Taką granicę wyznacza art. 8 RODO, a polski ustawodawca jej nie obniżył.

Do złożenia zamówienia wymagana jest pełna zdolność do czynności prawnych — to odrębna kwestia od powyższej granicy wieku.

Jeżeli sądzisz, że trafiły do nas dane dziecka, napisz — usuniemy je.

Inne strony internetowe

Ta polityka dotyczy cieplowo.com i niczego więcej. Po kliknięciu w link prowadzący gdzie indziej — do śledzenia przesyłki, na stronę producenta, do mediów społecznościowych — obowiązują zasady tamtego podmiotu. Nie kontrolujemy ani ich treści, ani sposobu, w jaki przetwarzają dane.

To samo dotyczy treści podmiotów trzecich osadzonych na naszych stronach.

Skarga

Napisz najpierw do nas. Większość spraw da się załatwić w ciągu tygodnia i wolimy je naprawić, niż czytać o nich od organu nadzorczego.

Jeżeli nasza odpowiedź Cię nie zadowoli, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa tel. 22 531 03 00 — uodo.gov.pl

Skarga do UODO nic nie kosztuje i nie zamyka Ci żadnej innej drogi prawnej.

Zmiany w polityce

Możemy aktualizować tę politykę. Obowiązująca wersja znajduje się zawsze na tej stronie, z datą u góry.

O zmianach istotnie wpływających na sposób wykorzystania Twoich danych informujemy, zanim wejdą w życie — e-mailem, jeżeli jesteś na naszej liście, i na stronie w każdym przypadku.

Dalsze korzystanie ze strony nie jest zgodą na nic. Zgodę, tam gdzie jest potrzebna, wyrażasz osobno i aktywnie: w banerze cookies albo przy zapisie na newsletter. Nic na tej stronie nie prosi Cię o jej zaakceptowanie.

Kontakt

Ciepłowo Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 20, 25-406 Kielce, Polska

E-mail: pomoc@cieplowo.com 
Numer telefonu: +48 800 115 055

Obsługa klienta: pon.–pt. 09:00–17:00. Sob.
i niedz. nieczynne.  
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego, a sprawę kończymy w ciągu miesiąca.